Cualquier tipo de entidad asociativa, ya sea una Cooperativa o una Mutual, para cumplir con sus principios democráticos y de organización, debe realizar una serie de asambleas, que son de carácter obligatorio.
Hay dos tipos de llamados: las asambleas generales Ordinarias, que son en las que se pone a consideración el ejercicio contable con su memoria y balance; y la elección para el recambio de autoridades. Por otro lado, las asambleas generales Extraordinarias son aquellas donde se tratan temas puntuales y de carácter urgente como el reemplazo de alguna autoridad en caso de renuncia o fallecimiento, inclusive el cambio de estatutos u otras decisiones estructurales, entre otros aspectos.
Las asambleas Ordinarias se hacen una vez al año y tienen para su realización un plazo máximo de 4 meses posteriores a la fecha en que se hace el cierre contable del año, mientras que las Extraordinarias, pueden hacerse a lo largo del año, las veces que sean necesarias.
Para que una Cooperativa pueda convocar a asambleas debe presentar una nota dirigida a la titular de la Dirección de Asociativismo, Lic. Luciana Mestre, comunicando la fecha en la que se desea llevar a cabo la asamblea, para lo cual, si se trata de una Cooperativa, se deberá tener en cuenta lo que indica el artículo 48º de la Ley 20.337, que establece que debe ser con quince días de anticipación.
Hay que tener en cuenta que las asambleas deben realizarse en días hábiles administrativos y dentro de la franja horaria de 7 a 21 horas.
En la nota, se debe detallar la documentación que se adjunta, firmada por Presidente y Secretario de la Cooperativa. Se debe notificar cuál será el Orden del Día, y mostrar una constancia de notificación a dicha reunión a todos los asociados, inclusive esa difusión se puede realizar a través de otros medios. En esa notificación se debe especificar fecha, hora y lugar.
Se debe adjuntar copia del acta de reunión del Consejo de Administración, convocando a asamblea, indicando fecha, hora, lugar y orden del día. También la memoria.
Es fundamental mostrar un proyecto de distribución de excedentes del ejercicio fiscal que se pone a consideración, aparte de los estados contables e informes de Auditoría Externo, entre otros detalles contables, que deben estar firmados por el contador y certificado por autoridades del Consejo Profesional de Ciencias Económicas de San Juan. En este caso, no sólo deben firmarlo el Presidente, Secretario, sino además el Tesorero de la institución.
Se debe presentar un informe del Síndico Titular sobre lo actuado en el Ejercicio Social.
A su vez, se debe acompañar con el padrón de asociados y los Libros Sociales y Contables para su verificación.
Para las Extraordinarias se debe presentar la nota, con la convocatoria, el Orden del Día, la constancia de notificación a los asociados y la copia del Acta de la Reunión del Consejo de Administración que convoca a dicha asamblea, aparte de adjuntar el Libro de Actas de Asambleas Generales y de Actas de Reuniones del Consejo de Administración junto con los Libros de Asistencias y copias de toda documentación que deba ser considerada en dicho encuentro.
Para las Mutuales
El procedimiento es similar al de las Cooperativas, sólo cambian algunos plazos de tiempo y la documentación a presentar: al menos 35 días corridos, previos a la asamblea Ordinaria o Extraordinaria, hay que iniciar un expediente dirigido a la titular de la Dirección de Asociativismo, en la Mesa de Entradas del Ministerio de Familia y Desarrollo Humano. Sólo hay que solicitar la autorización de dicha asamblea y mostrar una copia del Libro de Actas de Comisión Directiva, donde figure el tratamiento que habilita al llamado de dicha asamblea.
Una vez obtenida la resolución que autoriza esta reunión, se debe publicar -con al menos 30 días antes- un edicto de la convocatoria y el Orden del Día, en el Boletín Oficial o el diario de mayor circulación y publicidad, a su vez esta publicación se debe exhibir en la Sede Social. Mientras que quince días antes, si se trata de elección de autoridades, se debe oficializar las listas de candidatos presentando una nota con las listas y los avales en el área Mutualidades de la Dirección de Asociativismo. Las listas también deben exponerse en la sede.
Al menos 10 días antes de la asamblea se debe presentar la siguiente documentación -original y fotocopias- en la dependencia del Ministerio de Familia y Desarrollo Humano: edicto, memoria anual, informe de Junta Fiscalizadora, balance y padrón de socios activos, además de los Libros Sociales (Actas de Comisión Directiva, Actas de Junta Fiscalizadora, Actas de Asamblea, Padrón de Asociados, Asistencia a Asambleas) y Contables (de sueldos, caja, inventario, banco).