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Usualmente el \u00faltimo d\u00eda de diciembre cierran los ejercicios de las Cooperativas. En general esta fecha es la fijada para aquellas abocadas al \u00e1mbito del Trabajo, mientras que, en el caso de las Cooperativas Agr\u00edcolas, este cierre est\u00e1 relacionado con el fin de la cosecha (en el mes de junio). A partir de ese momento, estas asociaciones tienen por ley un plazo de 4 meses para para presentar toda la documentaci\u00f3n en la Direcci\u00f3n de Asociativismo, para quedar habilitadas para llamar a asamblea y estar en regla.<\/p>\n
La documentaci\u00f3n obligatoria que se requiere tener completa consta de 9 libros, que son los instrumentos documentales que reflejan la vida institucional y econ\u00f3mica de estas organizaciones. Son los siguientes: <\/p>\n
-Libro de Actas de Asambleas Generales<\/strong> (se anota toda Asamblea Ordinaria y\/o Extraordinaria que se lleva a cabo por los asociados, detallando el n\u00famero de asamblea celebrada, el lugar, fecha y hora de la convocatoria, n\u00famero de concurrentes, qui\u00e9n preside la reuni\u00f3n, lectura de la resoluci\u00f3n que la habilita, s\u00edntesis del proceso y acto asambleario, resoluciones adoptadas, votaciones, firma de autoridades y de los asamble\u00edstas, entre otros detalles).<\/p>\n -Libro de Asistencia a Asambleas Generales<\/strong><\/p>\n -Libro de Reuniones del Consejo de Administraci\u00f3n<\/strong> (para registrar cada una de las reuniones que llevan a cabo quienes representan legalmente a la Asociaci\u00f3n Cooperativa, qui\u00e9nes participan de las mismas y los temas espec\u00edficos que se tratan).<\/p>\n -Libro de Asistencia a Reuniones del Consejo de Administraci\u00f3n<\/strong> (complementa el Libro de Actas de Reuniones del Consejo de Administraci\u00f3n y refleja la participaci\u00f3n de los consejeros en \u00e9ste tipo de reuniones efectuadas).<\/p>\n -Libro de Registro de Asociados<\/strong> (se asienta a todas aquellas personas, que cuenten con las facultades de integrar la cooperativa, seg\u00fan lo establece la Ley de Cooperativas y el Estatuto Social de cada Entidad, como socios fundadores; altas y bajas por renuncias, exclusi\u00f3n o muerte de asociados con sus datos personales completos; si se incrementa o disminuye en n\u00famero de personas de la entidad, cuotas pagas, entre otros conceptos).<\/p>\n -Libro de Informes del S\u00edndico<\/strong> (el s\u00edndico -una persona o representante legal designado para supervisar que se cumplan los objetivos de la cooperativa en cu\u00e1nto a su administraci\u00f3n e inter\u00e9s de los socios- debe dejar asentado en este libro sus informes, observaciones, requerimientos y cualquier otro hecho que considere importante con respecto al funcionamiento de la entidad cooperativa, adem\u00e1s de un informe anual puesto a consideraci\u00f3n en la Asamblea Ordinaria).<\/p>\n -Libro de Informes de Auditor\u00eda<\/strong> (los estados contables deben ser auditados por un contador p\u00fablico externo, matriculado en la jurisdicci\u00f3n de la cooperativa. En este libro constan los informes de Auditor\u00eda Anual y los de Auditor\u00eda Trimestral que detalle pagos, saldos, deudas y registros presentados en ARCA).<\/p>\n -Libro Diario<\/strong> (es un libro de contabilidad que se utiliza para clasificar la informaci\u00f3n contable en cuentas con registraciones d\u00eda por d\u00eda, como por ejemplo pagos o recepci\u00f3n de dinero por cobros).<\/p>\n -Libro de Inventario y Balances<\/strong> (aqu\u00ed se registra de forma detallada los bienes con que cuenta la organizaci\u00f3n -ser\u00eda el inventario- como tambi\u00e9n los Estados Contables -Balances- realizados).<\/p>\n Los libros de Actas de Asambleas Generales; de Asistencia a Asambleas Generales; de Reuniones del Consejo de Administraci\u00f3n; de Asistencia a Reuniones del Consejo de Administraci\u00f3n; de Registro de Asociados, de Informes del S\u00edndico, de Informes de Auditoria son considerados libros sociales, mientras que los de Inventario y Balance y el Diario, son libros contables.<\/p>\n Salvo el libro de Registro de Asociados que tiene un formato especial en columnas, para el resto puede utilizarse un documento con renglones (el ideal para volcar las actas o informes de S\u00edndico o Auditor\u00eda) o sencillamente de hojas lisas (para registros contables), ya que all\u00ed se puede reflejar la informaci\u00f3n a mano o a trav\u00e9s de fotocopias.<\/p>\n Para que todo este material tenga validez legal, previo a usarlos y llenarlos de informaci\u00f3n deben pasar por un tr\u00e1mite fundamental en las oficinas de la Direcci\u00f3n de Asociativismo como es que se le coloque en la primera hoja de cada libro un sello de r\u00fabrica que certifica la autoridad de aplicaci\u00f3n y aclara a qu\u00e9 cooperativa pertenece, de qu\u00e9 trata ese libro y qu\u00e9 n\u00famero de libro es. Tambi\u00e9n se deben foliar o numerar cada una de las p\u00e1ginas.<\/p>\n Adem\u00e1s del organismo del gobierno de la provincia -que funciona en el \u00e1mbito del Ministerio de Familia y Desarrollo Humano, en el primer piso, n\u00facleo 2 del Centro C\u00edvico<\/strong>– d\u00f3nde deben presentar esta documentaci\u00f3n en papel, a nivel nacional se les exige a las cooperativas que eleven copias virtuales de los libros en el sistema TAD (Tr\u00e1mites en L\u00ednea) y en la plataforma INAES (Instituto Nacional de Asociativismo y Econom\u00eda Social, del Ministerio de Capital Humano, que se encarga de regular a todas las cooperativas y mutuales del pa\u00eds).<\/p>\n Como parte de las pol\u00edticas de Estado, para fomentar el desarrollo de estas entidades asociativas y las actividades econ\u00f3micas que realizan, en muchos casos, se hace entrega de todos estos libros de manera gratuita por parte de la Direcci\u00f3n de Asociativismo.<\/p>\n<\/p><\/div>\n