La conservación de los documentos oficiales es fundamental para garantizar el acceso a la memoria institucional y la transparencia del Estado. En este sentido, el Ministerio de Gobierno, a través del Archivo General de la Provincia, dependiente de la Secretaría de Relaciones Institucionales, cumple un rol central al preservar, organizar y facilitar la consulta de los Boletines Oficiales, una fuente clave para comprender la evolución normativa y administrativa de San Juan.
Esta serie comienza con el ejemplar del 3 de enero de 1870 y se extiende hasta el 18 de marzo de 2020. Tras su arribo al Centro Cívico en el año 2011, proveniente del Edificio 9 de Julio, siendo la última repartición en trasladarse, el equipo técnico del Archivo aplicó procedimientos de conservación preventiva a cada uno de los ejemplares. La colección fue organizada en sistemas movibloc, siguiendo el principio bibliotecario de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo.
El primer número contiene documentos como la ley de creación de un Tribunal de Medicina y una ley electoral. A lo largo de los años, el formato de los boletines fue variando: en 1942, por ejemplo, se publicaban de forma trimestral y en tamaño A3 (30 x 47 cm), conservándose en excelente estado, hoy en día la tecnología nos va llevando al cambio y se están resguardando boletines en formato digital.
En el fondo bibliográfico también figura la fecha oficial de creación del Boletín Oficial de la Provincia: 5 de septiembre de 1916. Algunos ejemplares incorporan sumarios mensuales de decretos y resoluciones.
Como parte del tratamiento técnico, cada ejemplar fue limpiado, se prepararon tapas de cartón maquetero a medida colocándose en bolsas de polipropileno dentro de los parámetros de la conservación preventiva.
Desde 2004, los boletines se reciben diariamente en formato A4. Se ordenan por día, mes y año, y cada tres meses se almacenan en cajas de polipropileno, debidamente etiquetadas para facilitar su localización dentro de la colección.
Se está trabajando en un cambio radical, para dar respuesta rápida y ágil usuario efectuando un control detallado de toda la colección.
Las funciones del Departamento Biblioteca y Hemeroteca están establecidas en los artículos 18 y 19 de la Ley 279-A. Según esta normativa, debe recibir dos ejemplares de todas las publicaciones oficiales y adquirir un ejemplar de cada diario que circule en la provincia. Asimismo, tiene a su cargo el registro, inventario, catalogación, restauración y encuadernación del material, así como la vinculación con otras instituciones mediante canje.
Cómo comunicarse con el Archivo Provincial
Para consultas en línea de documentos históricos y fotografías, gestionar trámites como solicitud de copias certificadas y acceder a servicios como digitalizaciones y legalizaciones, ingresar a la web: archivogeneral.sanjuan.gob.ar